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HR go digital or die?

arbeitsweltengestalterDie Personalabteilungen haben den „Weckruf“ gehört. Seit etwa Mitte letzten Jahres häufen sich Anfragen, Konferenzen rund um die Digitale Transformation und viele fragen sich: „Wie betrifft uns das?“

Da es – wie der Begriff „Social“ vermuten lässt – sich dabei um Menschen dreht, ist die Verortung in HR sicher ein guter Schritt. Es geht um Haltung, um Verhalten, weniger um Technologie, die unterstützt und für Effizienz absolut wichtig ist, allein aber keine Erfolge produziert. Besonders im Umfeld der Personaler hört man den Satz „Ich bin bewußt nicht in Facebook“ sehr oft, fragt man jedoch nach den Argumenten dagegen und was der Grund für den Erfolg von Social Media ist – wird es meist sehr schnell unscharf. Genau das ist das größte RisikoEntscheidungen zu treffen, ohne eine belastbare Basis zu haben, führt oft in die Irre.

Daher hier (auf die Schnelle) ein paar Antworten, die ich immer wieder gebe:

Vorab eine kleine Gegenüberstellung, die nachdenklich machen könnte:

Herausforderungen: Enterprise Social Media bietet:
  • Geschwindigkeit
  • Zusammenarbeit (über Funktions- Abteilungs und Landesgrenzen)
  • Agilität
  • Engagement
  • Feedback-Kultur
  • Erfolg
  • Widerstand gegen Veränderung
  • Kreativität
  • Bürokratie
  • Talente finden
  • Diversität
  • Moderne Kommunikations- und Kollaborationsinfrastruktur
  • Echtzeit Kommunikation & Assynchrone Information
  • Grenzenlose virtuelle Zusammenarbeit
  • Echtzeit Feedback
  • Wertschätzung über Likes und Kommentare
  • Sichtbar gelebte Werte (Kulturspiegel)
  • Beteiligung durch Transparenz
  • Hohe Sichtbarkeit von Erfolgen
  • De-Mystifizierung durch „Working Out Loud“
  • Förderung von Vielfalt und Kreativität

1. Worin liegt der Mehrwert?

Die Liste der Möglichkeiten, Vorteile und Verbesserungen ist sehr lang. Ich möchte mich auf eines, dass HR betrifft fokussieren – da kaum einer davon nicht betroffen ist. Die Zeit, in der wir mit allen „Partner“, Kollegen, Kunden und Lieferanten ausschließlich physisch zusammenarbeiten konnten, ist vorbei. Persönliche Treffen haben nach wie vor höchste Relevanz und die besten Ergebnisse – das steht außer Frage!

 

Die Notwendigkeit der virtuellen, zeitversetzten Zusammenarbeit
ist heute nicht nur durch Globalisierung gegeben.

 

Unsere Werkzeuge (eMail, Telefon, persönliche Treffen) sind nicht skalierbar, nachhaltig und geschlossen. Offene Kommunikationsformen wie Blogs, Wikis, Profile mit Statusmeldungen sind beliebig skalierbar, sehr nachhaltig und ermöglichen grenzüberschreitende Zusammenarbeit. Parallel fördern sie durch „Soziale Funktionen“ wie Like und Kommentar eine sichtbare Wertschätzung – was zu Engagement führt. Durch die Transparenz der Prozesse (wenn Social Media nicht nur zur Ergebnisdokumentation, sondern zur Prozessdokumentation genutzt wird) entsteht „Social Learning“ – Kollegen gewinnen Einblick in andere Funktionen und deren Arbeitsweise – das „wie“ wir arbeiten wird sichtbar.

Social Media fördert das „Augenhöhe“ Prinzip, welches notwendig ist, um schnell, direkt und ohne die Einschränkungen hierarchischer Strukturen mit höherer Qualität agieren und reagieren zu können. Zudem helfen strukturierende Elemente wie Tagging, Vernetzung und „Following“ die Informationsflut zu meistern. (Information wird nicht mehr durch Social Media – sie wird nur sichtbar… das bedarf des Lernens im Umgang damit)

 

2. Warum sollten wir uns als HR Funktion mit Social Media befassen?

Ein Blick auf diese Self-Assessment Matrix sollte schnell klar machen, dass hier viele HR Themen im Fokus stehen, die für eine Digitalisierung notwendig sind. Wem viele der Begriffe (noch) nichts sagen, sollte darüber nachdenken, of er/sie wirklich noch auf dem aktuellen Stand der Zeit ist. Man muss das sicher alles nicht mögen, aber kennen!

Digitaler Reifegrad

Digitaler Reifegrad

Management von Abteilungen und Führen virtueller Teams sind grundlegend verschiedenene Tätigkeiten, die sehr unterschiedliches Verhalten und Fähigkeiten erfordern. HR sollte die Verantwortung wahrnehmen, „Leader“ in die Lage zu versetzen, diesen Veränderungen gerecht zu werden. Während in einer Hierarchie durch Rollen, Ressourcen und Regeln klar ist was von wem, wann und wo erwartet wird, muss das in virtuellen Netzwerken und Communities erst noch definiert werden. Ob es dann um globale, kulturübergreifende Teams, oder Lokale geht (in denen Teilzeit, Homeoffice und anderen Arbeitsmodelle laufen), ist dabei zweitrangig – sie funktionieren nach den gleichen Prinzipien.

 

Hierarchie vs Netzwerk

Hierarchie vs Netzwerk

digital_leadership

demnächst erscheint ein Buch zum Thema „Digital Leadership“, in dem ich in einem Artikel diese Aufgaben – an praktischen Beispielen – erläutern werde. (Link zu Amazon)

Kleine Einblicke gibt es bereits in folgenden Artikeln:

Die Domain von Personalabteilungen ist auch durch die vielen Gesetze und bestehenden Regelungen stark involviert – ob Arbeitszeitmodelle, Arbeitsplatzumgestaltung, neue Kooperationsmodelle, Mitbestimmung / Betriebsrat usw. – die Meisten Themen erfordern die Teilnahme von HR. Sitzen hier dann „Gegenwarts-Administratoren“ – wird das sehr schnell zum Wettbewerbsnachteil für das ganze Unternehmen.

Karl-Heinz Land beschreibt in seiner „Digitalen Darwinismus“ Geschichte sehr deutlich, was der logische Weg einer „Spezies“ ist, der sich nicht der Evolution stellt. Dabei geht er davon aus:

  • Alles was standardisiert werden kann – wird standardisiert
  • Alles was digitalisiert werden kann – wird digitalisiert
  • Alles was vernetzt werden kann – wird vernetzt

… und wenn man es selbst nicht tut (oder ignoriert) werden es andere tun. Die werden dann schneller und billiger sein, aber auch – weil Sie ihren Service an viele Firmen anbieten – umfassenderen Service bieten können, als Einzelunternehmen. Dann ist es nur noch eine Frage der Zeit, bis die Organisationsführung die Rentabilitätsfrage stellt. HR in der Cloud wird die „billigere“ und „bessere“ (vermutlich nicht im Sinne von Kultur-Werten) sein – womit HR „outgesourced“ wird.

Die Alternative ist sich schnellstmöglich auf eine „Lernreise“ zu begeben und SELBST mit der Nutzung von Sozialen Medien (intern – wenn verfügbar, und extern) zu beginnen… damit man überhaupt mitreden kann!

 

3. Wie profitieren wir innerhalb von HR?

HR selbst kann schneller agieren, sich besser abstimmen, Komplexität begegnen und sich darüber hinaus deutlich besser vermarkten. Die Frage könnte auch sein, ob HR wirklich eine Wahl hat:

arbeitsweltengestalter

Wir sehen (wenn man sich mit aktuellen Autoren beschäftigt) dass die üblichen „Produkte“ um die sich Personalabteilungen kümmern, oft hinderlich im Zusammenhang mit Innovation, Engagement und Agilität geworden sind. Hierarchie, jährliche! Mitarbeitergespräche, Talentmanagement, Trainings, Karrierekonzepte, Arbeits-Rahmenbedingungen… kommen aus einer Zeit, in der Stabilität, Planbarkeit und „One Size Fits All“ in den Köpfen war.

Wer heute auf dynamische Märkte, veränderte Familienkonzepte, Internationalisierung, vernetzte Kunden, Digitalisierung und stetig wachsende Anforderungen reagieren möchte, sollte seinen bestehenden „Methodenkoffer“ in Frage stellen.

 

Die Welt hat sich dramatisch verändert!
wie kann dann noch Werkzeug aus einer früheren Welt erfolgreich sein?

Es gibt sie auch – viele erstrebenswerte Lösungen… die sind nur sehr vielen Personalern nicht bekannt. Wer heute vorne dabei sein möchte, kann nicht darauf warten bis jemand ein Buch über Erfolgsrezepte schreibt.

4. Welchen Vorteil bietet internes Social Media für unsere Businesses?

Kurz: Kreativität, Attraktivität, Effizienz, Wettbewerbsvorteil, Engagement…

Wer gegen Innovationen von Startups, Produkte aus Kickstarter oder einen stetig härteren Arbeitsmarkt (Firmen bewerben sich inzwischen bei Fachkräften… teilweise sogar bevor sie welche sind) erfolgreich sein will, braucht Attraktivität und eine Arbeitskultur, die Talente „hält“. Nebenbei ist die Änderungs- bzw. Innovationsgeschwindigkeit im Produktbereich so hoch, dass ohne eine effiziente Kommunikation- und Kollaborationsinfrastruktur (die auch gelernt und gelebt werden muss!!) kaum mehr Schritt zu halten ist.

Blogger

Auch ist es wichtig zu verstehen, dass wir unsere Informationen heute aus verschiedenen Bereichen bekommen – das dynamische Wissen erlaubt es uns in einer komplexen Welt – „responsive“ zu sein:

Statisches Wissen: Dynamisches Wissen:

 

Es wird immer deutlicher, das künftig neben Produkten neue Services das große Geschäft sind:

  • Nicht die Bohrmaschine, sondern das Loch in der Wand
  • Nicht das Hotel, sondern die Übernachtung
  • Nicht der Fotoapparat, sondern die Möglichkeit einen Moment zu teilen
  • Nicht das Auto, sondern die Mobilität

Bisher wurde immer die Frage ob B2B (Business to Business) oder „B2C“ (Business to Customer) diskutiert – in meinen Augen geht es aber inzwischen immer um M2M – also Mensch zu Mensch… womit sehr schnell deutlich wird, welche Fähigkeiten notwendig sind. Das Business hat sich in seiner Software-Werkzeugwahl darauf konzentriert Produktionsprozesse abzubilden, Qualität sicherzustellen, Verteilung und Kontrolle zu gewährleisten, sowie Struktur zu managen.

Im „Service“ -Geschäft ist die wichtigste „Business-Anwendung“ jedoch eine effiziente Kommunikation und intrinsisch motivierte Zusammenarbeit: Dafür ist eine Enterprise Social Network Plattform das geeignetste Instrument und sollte eben diese Abstimmungsprozesse nahtlos abbilden und unterstützen.

Was also ERP (Enterprise Resources Planning) CRM (Customer Relation Management) DMS (Documenten Management Systeme), BI (Business Intelligence) im Produktbusiness ist,

ist Social Collaboration im Servicegeschäft 

 

5. Wie lässt sich die Akzeptanz von Social Media im Unternehmen erhöhen?

Nachdem die meisten Unternehmen noch „hierarchisch“ – TopDown aufgestellt sind, ist die Antwort so einfach, wie schmerzhaft.

 

Die LEADER müssen FÜHREN!
…das bedeutet vorangehen, den Weg bereiten und die Kollegen mitnehmen

 

Das fängt beim CEO an, der nicht nur die „frohe Botschaft“ verkünden, sondern neben finanziellem Kommitment auch selbst aktiv – im Enterprise Social Netzwerk – werden muss. Genau so sind alle anderen Führungskräfte in der Verpflichtung, sich und andere auf die beschriebene Lernreise zu begeben, das vorzuleben und einzufordern, was sie haben möchten. Es ist darüberhinaus eigentlich eine verwunderliche Frage, ob Mitarbeiter das neue Werkzeug ihres Unternehmens (für das in der Regel ein Ziel festgelegt und viel Geld bezahlt wurde) nutzen „möchten“…

Hierarchy vs Netzwerk

Hierarchy vs Netzwerk

Akzeptanz wächst mit Vorbildern, mit Erfolgsgeschichten, mit echter Beteiligung – HR wäre hier der ideale „Enabler“ … dazu müssen die Personalkollegen aber verstehen, um was es geht.

 

6. Wie kriegen wir unsere Mitarbeiter (und uns selbst) dazu, bestimmte Plattformen zu nutzen?

Vielleicht müssen Sie nur zuhören – und Ihre Mitarbeiter nutzen schon längst diverse Plattformen (Facebook, WhatsApp, XING… – fragen Sie mal nach den Gründen) … das kann man dann weiter entwicklen.

Working Out Loud ist eine sehr gute Methode, sich in kleinen Gruppen die neuen Werkzeuge und vor Allem das neue Verhalten anzueignen.
Darüber hinaus ist es wichtig anzufangen! Zudem empfehle ich sich stetig kleine Ziele zu setzen und diese zu einem neue „Ritual“ werden zu lassen.

  • Anmelden an diversen Plattformen (XING, LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, SlideShare) … ja Facebook besteht nicht nur aus Katzenvideos
  • Aktualisieren der eigenen Profile – veraltete Informationen sind wie „anti-Werbung“ … und es geht um Ihre „virtuelle“ Identität
  • Ansehen von YouTube Videos zu den jeweiligen Plattformen (HowTo, Einstieg…) es gibt unzählige Lernvideos

Zum Lernen und aktivieren: (je nach verfügbaren Funktionen)

Social Funktionen

  • Das eigene Profil Taggen (mit Schlüsselworten Kompetenzen, Erfahrungen… beschreiben) – sichtbar werden
  • Ein aussagekräftiges „About me“ entwerfen – ideal mit einem kurzen Satz, wofür man steht
  • Ein Netzwerk aufbauen – anderen folgen und ins eigenen Netzwerk einladen (das ist ein kontinuierlicher Prozess)
  • Anderen folgen und regelmäßig lesen, was (und wie) andere schreiben
  • Erste eigene Statusmeldungen schreiben (was lernen Sie, was erleben Sie, was finden Sie relevant – später auch Fragen stellen)
  • Einen eigenen Blog aufsetzen – entweder als ProjektTagebuch oder als Fortschrittsdokumentation – Leitungsfunktionen können Ihre Kommunikation darüber effizienter gestalten und einen Rückkanal aufmachen (keine Angst… dauert lang, bis sich jemand kommentieren traut)
  • Wissen von Dokumenten in Wikis übertragen und dort weiter entwickeln (Wissen von seinen limitierenden Rahmen; Dateiformat, Freigaben, Logos… befreien)
  • Diskussionen mit Kollegen, die nicht vor Ort sind in Foren verlagern – Nachhaltige Lösungsweg-Dokumentation
  • Arbeit IN Social Media gemeinsam erledigen – anstelle es dort zusätzlich zu dokumentieren

 

 

7. Wie lässt sich die Nutzung sozialer Medien sinnvoll in den Arbeitsalltag einbauen, wenn alle sowieso schon unter enormen Zeit- und Arbeitsdruck stehen?

Wie jede Veränderung ist die Nutzung von Social Media eine Investition ins Verstehen und Lernen (Die Bedienung nimmt hier nur einen sehr kleinen Anteil – im Gegensatz zur völlig neuen Haltung hinsichtlich „Transparenz, Augenhöhe, Veröffentlichung, Sinngebung“ein). Der fromme Wunsch etwas Neues zu machen oder zu „können“ ohne diesen Aufwand zu betreiben ist leider nicht umsetzbar.

WOL - Blick über die SchulterJe früher man mit kleinen Schritten (und kleinem Zeitaufwand) um so geringer ist der Gesamtaufwand und die „Größe“ des Schrittes. Wer im privaten Umfeld schon auf sozialen Medien unterwegs ist, wird sich in der Regel leichter tun. Es sei jedoch davor zu warnen, dass es für Generation Y oder Digital Natives keine Herausforderung sei. Transparenz und hierarchieunabhängige Zusammenarbeit im Unternehmenskontext ist kaum jemanden in die Wiege gelegt.

Working Out Loud (auf Basis von Dale Carnegie) ist eine gute Methode um wie es Katharina Perschke (Bosch) formulierte: Netzwerkbasiert Lösungen zu finden

 

8. Do’s and Don’ts bei der Nutzung innerhalb des Unternehmens

Speziell in Deutschland wollen wir immer vorher die Regeln kennen – damit wir ja nichts falsch machen, uns nicht blamieren oder gar unseren Ruf gefährden. Gleichzeitig sind es die Regeln, die uns inzwischen so langsam werden lassen – abgesehen davon, dass es kaum noch möglich ist, alle dazu kennen. Startups und jene, die durch neue Services die Digitale Transformation forcieren, halten sich oft nicht an Regeln:

 

Alle wußten, das es nicht geht,
bis es einer einfach gemacht hat!

 

Daher meine Empfehlung – mit großer Offenheit und Vertrauen an die Implementierung und Nutzung gehen. Sollte wirklich etwas passieren (die Erfahrung lehrt uns, dass in der Regel erst einmal nichts passiert – weil die Beteiligung viel zu gering ist), ist es genau der Umgang mit solchem Verhalten, die es der Organisation ermöglicht, eine „Guideline“ zu erstellen. Vieles darin kann man sich anderswo herunterladen – die spezielle Kultur eines Unternehmens erfordert aber auch ein angepasstes Verhalten.

Den ersten Schritt tun, lernen, und so langsam dieses „Neuland“ erkunden und nutzbar machen.

Klarnamen (keine Kunstnamen, Alias, Funktionen oder anonyme Accounts) ist sicher einer der wenigen „Vorgaben“ die man global empfehlen kann. Social Media ist „persönlich“… das muss sichtbar sein, da sich alle Inhalte und Beträge immer um das Profil (Bild) drehen.

Hier eine Übersicht der Erfolgsfaktoren zur Social Media Einführung in der Continental AG: Social Media Adoption at a glance

 

Kultur ist kein Software Download

 

 

 

 

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5 Responses to “HR go digital or die?”

  1. Robert Magiera Sagt:

    Hallo Herr Schirmer,
    ein wirklich toller Blog, dessen Inhalte ich mit einem Nicken beim Lesen jeder Zeile kommentieren musste.
    Freundliche Grüße aus Berlin
    Robert Magiera

    Antwort

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